En rykende fersk samarbeidsavtale er akkurat undertegnet mellom MEF og dokumentasjonssystemleverandøren SmartDok.
Avtalen innebærer at malbibliotek og funksjonalitet i MEFs eget KS-system KS-MEF flyttes over på SmartDoks omfattende HMS- og administrasjonssystem, og blir en ny KS-modul der.
Alt i ett system
For mange MEF-medlemmer som i dag bruker både KS-MEF og SmartDok vil det bety at man får alt i ett system, og man vil spare inn en god del kostnader. Medlemmer i MEF får betydelige rabatter på SmartDok-systemet, og betaler en fast pris pr bruker på de modulene man velger. Tilbudet gjelder MEF-medlemmer i alle bransjer, ikke bare anlegg.
Avtalen innebærer at de rabatterte prisene og den nye KS-modulen er tilgjengelig kun for MEF-medlemmer. Noe av funksjonaliteten fra dagens KS-MEF-system vil også bli tilgjengelig for SmartDok-kunder som ikke er medlem i MEF.
– Bedre for medlemmene
Styreleder Arnstein Repstad i MEF er storfornøyd.
– Avtalen mellom MEF og SmartDok er et stort steg for å tilby et enda bedre kvalitetssikringssystem for medlemmer av MEF. Jeg ser frem til et tett og spennende samarbeid mellom MEF og SmartDok i årene som kommer, sier Repstad.
Han mener et godt KS-system er den kanskje beste medlemsfordelen MEF kan gi sine medlemmer.
– Nå blir systemet langt bedre for alle brukerne våre, og et trekkplaster for nye entreprenører i bransjen for å bli medlem i MEF. Systemet blir rimeligere for en del brukere og bedre for alle, sier han. For mange bedrifter vil det innebære en viktig forenkling i hverdagen. Mange bruker både SmartDok og KS-MEF i dag. Det vil bli unødvendig om noen måneder.
–Noe av det største MEF har gjort
Det sier regionsjef Paul Olaf Baraas i MEF, som har vært sentral i utarbeidelsen og framforhandling av avtalen med SmartDok.
– Man får samlet alt på én plass, og trenger ikke lenger to system. Samlet på én felles plattform blir det et system som både er lettere for bedriftene å bruke i hverdagen, og som også er enklere å utvikle en god og fremtidsrettet løsning på.
Han mener selv fordelene i den nye avtalen innebærer noe av det største MEF har gjort for sine medlemmer. Han mener avtalen er en av de viktigste avtalene organisasjonen har, og en av de beste medlemsfordelene MEF har å by sine medlemmer på framover.
I dag betaler bedrifter som bruker KS-MEF en fast sum pr år, uansett hvor mange ansatte eller brukere man har på systemet. På SmartDok betaler man en sum pr. bruker og pr. modul man benytter. Der vil altså en bedrift med mange ansatte betale mer enn en bedrift med få ansatte. Kostnadsmessig vil den nye samarbeidsavtalen varierende ut etter størrelsen på bedriften. For de aller fleste vil det bety lavere kostnader.
Litt forenklet sagt:
- Små bedrifter som bruker KS-MEF vil få lavere kostnader.
- Mellomstore og større bedrifter som bruker KS-MEF og SmartDok fra før vil få grovt sett uendrede kostnader.
- Mellomstore og store bedrifter som i dag bruker KS-MEF og ikke SmartDok vil få høyere kostnader basert på antall brukere.
– Alle får uansett et betydelig bedre verktøy der en selv kan velge hvor mange moduler enn vil bruke, understreker Baraas.
Faglig støtte
– Hva med faglig støtte? I dag kan medlemmer som bruker KS-MEF få hjelp av MEF-ansatte med god kunnskap om både medlemmer og system. Hvordan blir det i samarbeidet med SmartDok?
– Like godt eller bedre. Den faglige støtte vi tilbyr i dag er et suksesskriterium med KS-MEF. Det vil fortsette også i fremtiden. Vi skal tilby faglig støtte på KS og HMS, akkurat som før gjennom vårt support team. Vi skal og gi alle ansatte i MEF og OKAB god kompetanse på systemet for å kunne gi god hjelp også i det nye systemet, sier han.
Hos SmartDok er man også svært fornøyd med den nye avtalen.
– Denne avtalen er vi veldig glade for å ha landet, og den betyr mye for oss. Vi har siden oppstarten i 2005 jobbet for å lage gode løsninger for maskinentreprenørene. Over halvparten av våre kunder er nettopp maskinentreprenører, så bransjen kjenner vi veldig godt, sier administrerende direktør og grunnlegger Bjørn Tore Hagberg i SmartDok.
Første kunde var MEF-er
Selskapets første pilotkunde var entreprenørfirmaet Jan Opgård AS i Alta, som nettopp er en MEF medlemsbedrift. At MEF nå avtale har med selskapet, ser Hagberg på som en viktig anerkjennelse av SmartDok.
– Vi skal gjøre vårt ytterste for at både MEF og deres medlemsbedrifter blir fornøyde med avtalen. Nå starter jobben med å utvikle funksjonaliteten som gjør at KS-MEF-løsningen kan fases ut. Vi brenner for at kundene skal kunne levere kvalitet og drive lønnsomme prosjekter. Dette kan vi nå gjøre ennå bedre med samstemte krav og behov for en stor og viktig bransje som MEF representerer, sier Bjørn Tore Hagberg.
Utvikling i 18 måneder
Et viktig mål for de to samarbeidspartnerne er å utvikle et godt, fremtidsrettet og funksjonelt KS-HMS-system til nytte for alle entreprenørbedrifter. Enten man er MEF-medlem, kunde hos Smartdok – eller begge deler. Avtalen ble offentliggjort 19. februar.
1. mars starter de to partnerne på en felles 18 måneder lang utviklingsperiode. Da starter utviklingen av den nye KS-modulen med innhold og funksjonalitet spesifikt for MEF i SmartDok. Et av de viktigste elementene her er malbiblioteket fra KS-MEF, som skal over i den nye KS-modulen i SmartDok. Funksjonalitet vil bli sluppet etterhvert som den er klar. Etter planen skal den første MEF-spesifikke funksjonaliteten slippes i tredje kvartal i år. Allerede da vil mange mindre medlemsbedrifter kunne slutte å bruke KS-MEF, og kun bruke SmartDok. Større bedrifter vil måtte vente til slutten av året eller begynnelsen av 2022 før alt er klart.
ISO og miljøfyrtårn
I forbindelse med dette utviklingsarbeidet lages det også en plan for utfasing av dagens KS-MEF-system og overføring av innholdet til det nyte.
– Hva med bedrifter som har sertifisering i ISO eller Miljøfyrtårn?
– Medlemmer som i dag har ISO- og Miljøfyrtårn-sertifisering skal føle seg trygg på at det blir laget en beskrivelse og prosess som ivaretar sertifiseringer. Det vil bli mindre arbeidskrevende enn om man skulle startet på nytt, sier Paul Olaf Baraas.
