Formålet med åpenhetsloven er at den skal «fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold».
Det sentrale i loven er at den pålegger «større virksomheter» å utføre aktsomhetsvurderinger, i tillegg til å redegjøre for disse vurderingene. Redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger skal første gang publiseres innen 30. juni 2023.
Åpenhetsloven pålegger også bedriftene en allmenn informasjonsplikt. Denne gjelder allerede fra loven trer i kraft 1. juli 2022.
MEF har utarbeidet en sjekkliste for oppfølging av loven. Denne er nå publisert i både KSMEF og SmartMEF.
Større virksomheter
Hvilke virksomheter som defineres som «større» følger av § 3. Dette er virksomheter som enten omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller som på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:
- Salgsinntekt: 70 millioner kroner
- Balansesum: 35 millioner kroner
- Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk
Morselskaper skal regnes som større virksomheter dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet.
Gjennomføring av aktsomhetsvurderingen
Forbrukertilsynet viser til at bedrifter som omfattes av åpenhetsloven plikter å utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Norges kontaktpunkt for ansvarlig næringsliv har utarbeidet en innføring til OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger. OECDs retningslinjer omfatter mer enn kravene loven stiller, men metoden for aktsomhetsvurderinger er den samme.
Overordnet innebærer kravet om aktsomhetsvurdering at bedriften kartlegger og vurderer eventuelle negative konsekvenser som bedriftens virksomhet har knyttet til følgende temaer:
- Menneskerettigheter
- Forholdet mellom partene i arbeidslivet
- Miljøvern
- Korrupsjon
- Offentliggjøring av opplysninger
- Forbrukerinteresser
Denne vurderingen kan ikke begrenses til den enkelte bedrift isolert, men må omfatte hele leverandørkjeden og verdikjeden bedriften inngår i. Dersom bedriften identifiserer slike negative konsekvenser, skal det iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense disse.
For MEF-bedrifter kan det eksempelvis være aktuelt å kartlegge og vurdere varer og materialer som bedriften benytter i egen produksjon, har opphav i land med risiko for brudd på menneskerettighetene, dårlige arbeidsforhold eller hvor korrupsjon kan antas å være utbredt.
Forbrukertilsynet påpeker at aktsomhetsvurderinger er en dynamisk og pågående prosess. Den må altså gjennomføres regelmessig, noe som også følger av kravet til årlig redegjørelse.
Det er verdt å merke seg at aktsomhetsvurderingen – og oppfølgingen av den – må tilpasses den enkelte bedrift. Vurderingen skal stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Det er altså bedriftens kartlegging av egen virksomhet som legger grunnlaget for bedriftens videre arbeid på dette området, noe som gjør det vanskelig å tilby en «oppskrift» som passer alle.
Redegjørelse av aktsomhetsvurderingen
Bedrifter som er omfattet av åpenhetsloven er pålagt å offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene hvert år. Minimumskravet er at redegjørelsen publiseres på bedriftens nettside. Redegjørelsen må oppfylle minstekravene etter åpenhetsloven, men kan også være mer utfyllende.
Fristen for første offentliggjøring etter åpenhetsloven er 30. juni 2023.
Informasjonsplikt
Åpenhetsloven § 6 innebærer at alle i utgangspunktet har rett på informasjon fra en bedrift som omfattes av loven, om hvordan bedriften håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet til aktsomhetsvurderingen. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.
Personer eller organisasjoner som ønsker informasjon, må sende en skriftlig forespørsel til den aktuelle bedriften. Med mindre det foreligger grunnlag for utsatt frist, skal bedriften senest innen tre uker besvare forespørselen skriftlig.
Retten til informasjon omfatter ikke informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverkloven.
Plikten til å gi ut informasjon gjelder fra loven trer i kraft 1. juli 2022.
Tips for å komme i gang
Forbrukertilsynet har kommet med en liste på fem punkter for bedrifter som er i startfasen av arbeidet med åpenhetsloven:
- Forankre ansvarlighet i styret
- Etabler retningslinjer og kommuniser disse i organisasjonen
- Etabler system for håndtering av informasjonsplikten
- Gjennomfør interne og eksterne kartlegginger
- Gjennomfør risikoanalyse
Nærmere omtale av punktene:
1. Forankre ansvarlighet i styret
Det må forankres i styret at virksomheten skal overholde pliktene etter åpenhetsloven. Styret bør vedta en plan for hvordan virksomheten skal utføre aktsomhetsvurderinger, og planen må omfatte leverandørkjeder og forretningsforbindelser. Det må også besluttes at virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retningslinjer, samt at virksomheten skal overholde informasjonsplikten. Det er viktig at ansvaret for å gjennomføre planene blir tydelig plassert i virksomheten.
2. Etabler retningslinjer og kommuniser disse i organisasjonen
Det bør etableres retningslinjer for hvordan virksomheten skal jobbe med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Eksisterende retningslinjer må oppdateres i tråd med åpenhetslovens krav. Dette omfatter retningslinjer for krav til leverandører og forretningsforbindelser. Retningslinjene bør kommuniseres internt i hele virksomheten, og bli en del av bedriftskulturen.
3. Etabler system for håndtering av informasjonsplikten
Det må etableres systemer for håndtering av henvendelser om informasjon fra enhver som ber om det. Virksomheten må derfor kunne ta imot skriftlige forespørsler om informasjon, fordele ansvaret for behandling av forespørsler, og i utgangspunktet svare på henvendelser innen fristen på tre uker.
4. Gjennomfør interne og eksterne kartlegginger
For å oppfylle kravene til aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven, må virksomheten ikke bare ha oversikt over forhold internt i sin egen virksomhet, men også oversikt over alle sine leverandørkjeder og andre forretningsforbindelser.
5. Gjennomfør risikoanalyse
Når kartleggingsarbeidet er utført, må det foretas en analyse av hvor stor risiko det foreligger for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i de ulike delene av virksomheten internt, i leverandørkjedene og overfor øvrige forretningsforbindelser.
Ved å analysere risiko kan virksomheten foreta prioriteringer av de områdene der risikoen er størst, og begynne det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger innenfor disse områdene.
Test din bedrift
Norges kontaktpunkt for ansvarlig næringsliv har utviklet et testverktøy i form av et excel-dokument, som bedrifter kan benytte for å vurdere i hvilken grad de etterlever retningslinjene til OECD.
Trykk her for å laste ned verktøyet.
Avslutningsvis, det er vanskelig å skulle gi en «oppskrift» for oppfyllelse av kravene i åpenhetsloven som passer for samtlige aktuelle bedrifter. Vi anbefaler derfor at bedriften benytter regnskapsfører/revisor for konkret rådgivning tilpasset egen virksomhet.
