– Vi håper alle MEF-medlemmer nå har fått med seg at SmartMEF er godt på vei til å avløse KSMEF. Dette er et system som passer både for små og store bedrifter, og vi nærmer oss nå 750 medlemmer som har tatt i bruk SmartMEF. Tilbakemeldingene så langt har vært gode, sier Egil Kvingedal, fagsjef for klima og miljø i MEF.
– Dette blir et steg inn i fremtiden for å kunne ha et overordnet system i bedriften, styre prosjekter og dele informasjon, alt med tanke på kvalitet og HMS.
Implementering
– SmartMEF inneholder et stort mal-bibliotek med dokumenter, rutiner og skjemaer. Her ligger det samsvarserklæringer mot internkontroll, sentral godkjenning, Miljøfyrtårn, ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001, for å nevne noe, fortsetter Kvingedal.
– Med mulighet til å tilpasse denne dokumentasjonen til slik bedriften har det, blir veien til sertifisering/godkjenning lettere. Men det holder ikke bare å tilpasse dokumentasjonen; systemene må også implementeres ut i bedriften om det skal ha en god verdi. Å formidle dokumentasjon ut til de ansatte via SmartMEF vil også bidra til å gjøre implementeringsjobben lettere, sier han.
MEF med videre
Kvingedal forklarer at selv om det er Smartdok som er leverandør av SmartMEF-plattformen, skal MEF fortsatt vedlikeholde og videreutvikle SmartMEF, både når det gjelder løsninger, rutiner og skjemaer.
– MEF har etablert et godt supportteam landet over, hvor medlemmene kan få gode råd om hvordan de kan bygge systemene, og hvordan de kan etablere prosjekter med rutiner og tilhørende skjemaer. Vi har også holdt introduksjonskurs om SmartMEF over hele landet, og dette vil vi fortsette med så lenge behovet er der, sier han.
Bør komme i gang så raskt som mulig
– Hvor lenge vil man kunne bruke det gamle KSMEF-systemet?
– KSMEF skal fases helt ut i løpet av 2023, og allerede fra 31. mars vil det ikke lenger være mulig å starte nye prosjekter i KSMEF. Vi oppfordrer derfor alle medlemsbedrifter til å starte implementeringen av SmartMEF så raskt som mulig. Målet er å stenge KSMEF helt ned den 30. september i år, forteller Kvingedal.
– Når bedriften ser at man ikke har behov for KSMEF lenger, må den sies opp i henhold til inngått avtale. Det er én måneds oppsigelse på KSMEF, så her er det bare å komme i gang med å hente ut den dokumentasjonen man trenger å ta vare på, sier han.
Ved behov for bistand til å ta ut prosjekter fra KSMEF, finnes det en rutine for ekstern lagring av prosjekter. Denne rutinen ligger inne i KSMEF.
